Menu

Sådan håndterer vi personfølsomme oplysninger

Procedurebeskrivelse for trænere, ledere og frivillige i Hørning IF Fodbold.

Hørning IF Fodbold (Foreningen) er dataansvarlig, og dette dokument indeholder en beskrivelse af hvordan Foreningen behandler personoplysninger med det formål, at kunne administrere ansættelsesforhold for Foreningens trænere og ledere.

 

Kontaktoplysninger:

Hørning IF Fodbold

CVR.NR. 29092206

Toftevej 53

8362  Hørning

Kontaktpersoner: Formanden og Kasseren

Mail. Adr. Bestyrelsen@teamhif.dk

 

Kategorier af personoplysninger, som behandles om medarbejderne.

Ved ansættelse opretter Foreningen en personalemappe, hvor følgende oplysninger registreres om medarbejderen.

Navn, privatadresse, mailadresse, samt telefonnummer

Personnummer

Bankoplysninger

Børneattest

Dato for ansættelse, arbejdssted og arbejdsområde.

Personalepapirer i øvrigt.

 

Hvem i foreningen har adgang til personalemapperne.

Det er alene administrationsmedarbejdere, bestyrelsen og den it-ansvarlige, der har adgang til personalemapperne.

Personalemapperne opbevares elektronisk i foreningens it system samt fysisk. Der kræves hhv. kode og nøgle for adgang. Det er kun ovennævnte personer, som har adgang til den elektroniske/fysiske personalemapper.

 

Sletning af oplysninger.

Foreningen sletter/returnere personoplysninger efter følgende regler.

Identifikationsoplysninger og oplysninger om lønforhold mv. (som indgår i Foreningens regnskabsmateriale) om tidligere ansatte slettes senest efter 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår, hvor ansættelsesforholdet ophørte, jf. bogførings- og forældelsesloven.

Oplysninger om tidligere ansatte, som ikke indgår i forenings regnskabsmateriale slettes senest 5 år efter ansættelsesforholdet er ophørt. Fristen for sletning er begrundet i, at risikoen for erstatningskrav fra den ansatte mod Foreningen ophører efter 5 år, jf. forældelsesloven.

Samtlige ovennævnte frister for sletning kan konkret fraviges, såfremt der er en saglig begrundelse herfor, herunder eksempelvis med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares

 

Sikring af oplysninger.

Foreningen sikre at eventuelle papirformater mv. indeholdende personoplysninger behandles og opbevares efter samme regler som er gældende for elektroniske formater samt sikkerhedsmakuleres og destrueres

Foreningen tilrettelægger tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af, at alene medarbejdere med saglige arbejdsrelaterede formål, har adgang til personoplysningerne, og at medarbejdere er bekendte og ajourførte med de etablerede sikkerhedsforanstaltninger og relevante regler for behandling af personoplysninger.

Foreningen sikre at de medarbejdere, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt lovbestemt tavshedspligt.

Foreningen sikre procedurer til genoprettelse af tilgængeligheden af og adgang til personoplysningerne i tilfælde af en fysisk eller teknisk utilsigtet hændelse.

 

Bestyrelsen, november 2018

 

Ja, vi bruger også cookies. Det gør vi for at få vores hjemmeside til at fungere optimalt for dig. Cookies er ikke en ufin tackling bagfra hos os :-)
Læs vores privatlivspolitik her